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Sécurité et collaboration : Définir des dates d'expiration dans les Drive partagés
La gestion du cycle de vie des partages est un élément crucial de l'hygiène numérique et de la sécurité des données. Google Workspace vient de déployer une fonctionnalité très attendue qui simplifie grandement ce processus au sein des Drive partagés (Shared Drives).
Jusqu'à présent, la définition d'une date d'expiration pour les fichiers situés dans un Drive partagé nécessitait l'utilisation de l'API Google Drive, ce qui la rendait peu accessible à l'utilisateur final.
Dès ce mois de novembre 2025, cette option est désormais intégrée directement dans la boîte de dialogue de partage. Voici ce qui change pour votre organisation.
📅 Des accès temporaires simplifiés
L'objectif de cette mise à jour est d'apporter la souplesse des contrôles d'accès de "Mon Drive" vers l'environnement plus collaboratif des "Drive partagés".
1. Expiration pour les fichiers
Lorsque vous partagez un fichier spécifique situé dans un Drive partagé, vous pouvez désormais définir une date d'expiration directement depuis l'interface de partage.
L'avantage : Idéal pour les collaborateurs temporaires (consultants, stagiaires, partenaires). L'accès est révoqué automatiquement à la date choisie, éliminant le besoin de faire un nettoyage manuel des permissions.
2. Expiration pour les dossiers (Rôle Lecteur)
Pour les dossiers dans les Drive partagés, Google introduit une nuance intéressante. Vous pouvez appliquer une date d'expiration spécifiquement pour le rôle Lecteur (Viewer).
L'avantage : Cela permet de donner un accès en lecture seule à un dossier complet pour la durée d'un projet, puis de voir cet accès se retirer automatiquement une fois le besoin terminé.
🔄 Harmonisation du comportement dans "Mon Drive"
En parallèle de l'ajout de ces fonctionnalités dans les Drive partagés, Google a standardisé la logique d'expiration dans "Mon Drive" pour la rendre plus prévisible et cohérente avec l'héritage des droits.
Ce qui change :
- Ancien comportement : Si vous donniez un accès temporaire "Éditeur" sur un fichier à une personne qui avait déjà un accès "Lecteur" sur le dossier parent, cette personne perdait tout accès au fichier une fois le droit temporaire expiré
- Nouveau comportement : À l'expiration de l'accès temporaire "Éditeur", les permissions de l'utilisateur reviennent à celles héritées du dossier parent (dans ce cas, Lecteur). L'utilisateur ne perd donc plus l'accès au fichier, il "rétrograde" simplement ses droits.
Cette modification assure une continuité logique dans la collaboration : l'expiration d'un droit spécifique ne doit pas briser les droits hérités légitimement.
Déploiement
Le déploiement a débuté le 4 novembre 2025. Il s'effectue de manière graduelle (jusqu'à 15 jours pour la visibilité complète) pour les domaines à lancement rapide (Rapid Release) ainsi que pour ceux à lancement planifié (Scheduled Release).
Chez Work Live, nous vous encourageons à utiliser ces expirations pour maintenir vos Drive partagés propres et sécurisés. C'est une habitude simple qui réduit considérablement les risques de fuite de données par oubli.