Résumé de cette suite collaborative
Avantages Distinctifs
- Une suite d'outils à la fois simple d'accès et hautement fonctionnelle, idéalement dimensionnée pour les besoins des petites structures.
- Des capacités d'administration système centralisée remarquablement efficaces, offrant des fonctionnalités qui font défaut chez les solutions de Google et Microsoft.
- Un hébergement de données entièrement basé en Suisse, garant d'une confidentialité renforcée.
Axes d'Amélioration
- La gamme d'applications mobiles natives nécessite encore un élargissement.
- L'écosystème global est logiquement moins vaste que celui des géants comme Google ou Microsoft.
- Certaines contraintes peuvent constituer des freins à l'adoption initiale.
Introduction
Dans le domaine des suites collaboratives en ligne (incluant messagerie, partage de fichiers, communication instantanée, visioconférence, etc.), Google et Microsoft ont établi une présence quasi exclusive, formant un duopole incontesté. Cette situation génère une dépendance qui peut soulever des questions, particulièrement dans un contexte géopolitique incertain.
Face à ce constat, il est pertinent d'explorer d'autres options. Certaines alternatives existent sur le marché :
- Nextcloud : Une solution open-source, majoritairement développée en Allemagne. Très complète et personnalisable, elle requiert cependant une infrastructure dédiée pour son installation et sa maintenance, ce qui la rend complexe pour la majorité des petites organisations.
- Synology Office : Cette suite fonctionne sur les serveurs de stockage réseau (NAS) de la marque Taïwanaise. Simple d'utilisation et fonctionnelle, elle impose néanmoins l'acquisition et la gestion d'un matériel physique sur site, impliquant des considérations de sécurité et une adaptabilité limitée face à la croissance des besoins.
- Zoho Workplace : Proposée par l'éditeur indien Zoho, cette suite en ligne peut être enrichie par de nombreux autres services. Toutefois, la perception de la qualité et de la fiabilité de certains outils est mitigée, et l'emplacement d'hébergement des données peut susciter des interrogations.
- Proton : Cette suite suisse se distingue par son approche axée sur la confidentialité. Ses fonctionnalités sont intéressantes, bien qu'elle n'offre pas encore une co-édition de documents aussi aboutie que ses concurrents.
C'est dans ce paysage que se positionne la kSuite d'Infomaniak. Elle se présente comme une suite collaborative à la fois simple et fonctionnelle, semblant bien adaptée aux exigences des petites structures.
Work Live a procédé à un test approfondi de cette solution et vous propose ici son analyse détaillée.
Qui est Infomaniak ?
Infomaniak est avant tout un acteur majeur de l'hébergement web et de données, implanté en Suisse. Ce pays est reconnu pour sa législation stricte en matière de confidentialité, un atout majeur à l'heure où la législation américaine soulève des inquiétudes quant à l'accès aux données personnelles par les autorités.
L'entreprise défend activement la vision d'un "cloud éthique", traduisant cet engagement en actions concrètes. Au-delà de la protection des données, Infomaniak accorde une importance particulière à son empreinte écologique : investissements massifs dans les énergies renouvelables, prolongation de la durée de vie de ses serveurs jusqu'à 15 ans, et valorisation de la chaleur dégagée par ses infrastructures pour chauffer l'équivalent de 6000 logements.
Au-delà de la suite bureautique objet de notre test, Infomaniak propose une gamme étendue de services en ligne, couvrant la gestion de noms de domaine, des solutions VPN, des machines virtuelles, un outil de création de sites web, une plateforme de sauvegarde universelle, des services de streaming vidéo, et divers outils de marketing digital.
Présentation de la kSuite
La kSuite est une offre de services en ligne conçue pour rivaliser avec les fonctionnalités de Google Workspace et Microsoft 365.
Elle intègre nativement :
- Une solution de messagerie performante, enrichie par l'intelligence artificielle, couplée à un agenda électronique.
- Un espace de stockage et de partage de fichiers (Drive) permettant la co-édition en temps réel de documents.
- Une plateforme dédiée à la communication instantanée (chat) et à la visioconférence.
- Des outils additionnels pratiques tels qu'un gestionnaire de mots de passe ou un générateur de QR Code.
L'ensemble est piloté via une console d'administration épurée mais d'une efficacité redoutable. Certaines de ses fonctionnalités essentielles sont même absentes des offres de Google et Microsoft, comme nous le détaillerons plus loin.
La structure tarifaire se positionne avantageusement compte tenu des fonctionnalités incluses et du généreux espace de stockage alloué :
- L'offre de base démarre à 6,58€ par utilisateur et inclut 3 To de stockage.
- L'offre supérieure, à 12,42€, porte le stockage à 6 To, étend les capacités de sauvegarde et restauration (jusqu'à 1 an), permet la personnalisation de l'interface, intègre l'IA générative, et propose des options avancées comme la gestion publique de réservations de créneaux agenda.
Il est à noter qu'une licence utilisateur principale permet de bénéficier de plusieurs adresses e-mail supplémentaires incluses. Ceci représente une source d'économies substantielles pour les besoins de boîtes génériques (type contact@, support@) qui nécessiteraient des licences payantes chez Google Workspace ou impliqueraient l'utilisation de Google Groups, une solution moins adaptée.
Une offre gratuite grand public
A l'image de Google avec GMail, Infomaniak propose gratuitement une version grand public de KSuite avec "My KSuite". Vous bénéficiez d'une adresse "@ik.me, des principales fonctionnalités ainsi que 20Go de stockage pour les mails et 15Go pour les fichiers. Infomaniak ne collecte aucune donnée personnelle pour le ciblage publicitaire... l'éditeur se rémunère exclusivement sur les versions payantes et professionnelles.
Une expérience utilisateur convaincante, voir novatrice.
Découvrons à présent l'expérience utilisateur concrète offerte par kSuite.
L'Interface d'Accueil de kSuite
Dès la connexion, l'utilisateur est accueilli par une interface graphique épurée et intuitive. Elle présente un aperçu rapide des derniers e-mails reçus, des événements à venir, et fournit un accès direct aux différentes applications de la suite.
kMail : La Messagerie
L'expérience positive se confirme lors de l'ouverture de l'application de messagerie.
La barre latérale présente à gauche permet de naviguer instantanément entre la messagerie et les autres outils (Drive, Agenda). Tour de force notable pour une application web : la navigation entre les différents outils se fait instantanément une fois que le premier chargement a eu lieu, ce qui évite d'ouvrir de multiples onglets pour naviguer entre sa messagerie, sont agenda et ses fichiers.
Cette barre offre également la possibilité d'afficher l'un de ces outils en mode "écran partagé" directement dans l'interface de kMail, offrant une flexibilité d'usage surprenante par sa simplicité et son efficacité.
Le service de messagerie dispose de toutes les fonctions attendues d'un client moderne : une fonction de recherche performante, un filtre anti-spam intelligent, et la gestion des règles de tri automatique. kMail propose même des fonctions dépassant celles de GMail sur certains points, comme la possibilité d'archiver un e-mail directement dans kDrive en un simple clic.
L'intelligence artificielle est également présente dans kSuite. La messagerie intègre nativement l'IA générative en français, avec un choix entre deux modèles : Chat GPT ou une IA dite "souveraine". Infomaniak a également annoncé le déploiement futur de l'IA pour la génération d'images et la reconnaissance vocale.
Précision importante : le présent article a été intégralement rédigé par mes propres moyens (mon cerveau et mes mains).
Comme évoqué précédemment, l'administrateur système peut créer facilement des adresses e-mail additionnelles qui seront accessibles aux utilisateurs directement depuis leur compte principal.
L'Agenda
Fonctionnel et d'une conception classique, l'agenda permet de programmer aisément des événements et d'envoyer des invitations incluant un lien pour une visioconférence. Ici encore, l'interface est un modèle de clarté et d'adaptabilité.
Les fonctionnalités avancées attendues dans le milieu professionnel, telles que la réservation de salles de réunions et la recherche de créneaux communs disponibles, sont bien évidemment inclus.
kDrive : Le Stockage et Partage de Fichiers
Très similaire à Google Drive et à ses "Drives partagés", kDrive propose un espace de stockage personnel et des espaces collaboratifs. L'interface utilisateur permet de visualiser d'un coup d'œil les niveaux de partage des fichiers et de les organiser par catégories pour faciliter les recherches.
Conformément aux standards des suites collaboratives, kDrive intègre une fonctionnalité de création de documents permettant la co-édition en temps réel. Cette fonction s'appuie sur la suite bureautique open source "Only Office". Bien que l'interface puisse sembler un peu datée visuellement, elle est parfaitement réactive et permet même l'ajout de compléments comme Draw.io.
Pour ceux qui souhaitent une comptabilité optimale avec les documents Microsoft Office, Infomaniak a indiqué que la suite de Microsoft serait pleinement intégrée à l'offre, tout en restant 100% hébergée sur l'infrastructure Suisse, garantissant la confidentialité des données.
Un client de synchronisation est également disponible pour Windows, macOS et Linux, permettant d'accéder et de modifier les fichiers directement depuis le système d'exploitation local.
Sauvegarde et Restauration : Un Avantage Majeur de kSuite
Il est essentiel de souligner les capacités de restauration offertes par kSuite, qui surpassent celles de Microsoft et Google.
- Les éléments placés dans la corbeille sont conservés jusqu'à 1 an (contre 30 jours dans Google Drive).
- Les versions antérieures des fichiers sont conservées jusqu'à 1 an (contre 30 jours).
- La restauration d'éléments supprimés définitivement de la corbeille est possible jusqu'à 3 mois après suppression.
Mais c'est surtout la procédure de restauration qui fait la différence. Un assistant intuitif guide l'utilisateur, lui permettant de restaurer l'intégralité de son Drive, ou de cibler uniquement certains fichiers ou dossiers, à un état antérieur précis choisi via un calendrier.
Cette approche est incomparablement plus simple et efficace que celle proposée par Google Workspace, qui nécessite de connaître la date exacte de suppression d'un fichier et impose la restauration de tous les documents effacés ce jour-là. Cerise sur le gâteau, cette fonctionnalité de restauration, accessible directement par l'utilisateur, ne se limite pas au Drive mais s'étend également aux e-mails, à l'agenda, aux contacts, etc.
Chat et Visioconférence
Poursuivons avec l'outil de messagerie instantanée, qui se distingue par sa simplicité et son efficacité. Il permet de créer rapidement des salons de discussion et d'inviter des participants externes à l'organisation. Un bouton "Appeler" permet de lancer une session de visioconférence directement depuis un salon, rappelant le fonctionnement de Microsoft Teams. Notez que l'offre "Enterprise" est requise au-delà de 50 canaux privés.
La solution de visioconférence n'est pas en reste, offrant une gestion intelligente des bruits parasites, un tableau blanc interactif et la gestion des arrière-plans virtuels. Elle permet également d'inviter des participants ne possédant pas de compte Infomaniak.
La Console d'Administration : Un Modèle de Pertinence
Comme mentionné en introduction, il serait illusoire d'attendre d'une structure comme Infomaniak l'exhaustivité des écosystèmes de Google et Microsoft. Pourtant, l'éditeur gère cette contrainte avec brio. Au lieu de chercher à reproduire des systèmes complexes, kSuite se focalise sur les fonctions essentielles pour l'administrateur... et les exécute mieux que les géants du secteur.
Des Fonctions Cruciales Souvent Absentes chez Google et Microsoft
Ainsi, la console d'administration de kSuite permet nativement à l'administrateur de gérer de manière centralisée pour chaque utilisateur :
- Les messages de réponse automatique (avec création de modèles).
- Les règles de redirection des e-mails.
- Les règles de tri automatique.
- Les alias de messagerie.
- Et bien d'autres paramètres.
Avec la même simplicité, l'administrateur peut autoriser ou non chaque utilisateur à gérer ces paramètres individuellement pour son propre compte.
Cette approche est d'une logique désarmante et on peine à comprendre l'absence de telles fonctionnalités natives dans Google Workspace. Actuellement, pour la majorité de ces réglages (signatures, réponses automatiques, règles de tri...), il faut soit se connecter directement au compte de l'utilisateur (nécessitant de disposer des identifiants), soit recourir à des outils tiers additionnels, souvent payants.
Gestion Intégrée des Signatures de Mails
Un autre exemple éloquent de fonctionnalité essentielle intégrée : la gestion centralisée et automatisée des signatures d'e-mails. Lors de la création d'un compte, la signature est automatiquement configurée selon un modèle défini par l'administrateur, et les informations de contact sont personnalisées en utilisant les données associées au compte. Chez Google et Microsoft, cette fonction est inexistante, imposant une configuration manuelle fastidieuse ou l'abonnement à un service tiers spécifique.
Une Approche Optimale des Boîtes Partagées
Dans Google Workspace, à l'exception de l'utilisation peu flexible des Google Groups, chaque boîte e-mail supplémentaire (comme contact@ ou info@) requiert la création d'un utilisateur dédié et l'attribution d'une licence payante.
kSuite adopte une approche différente et plus économique en permettant de créer des messageries additionnelles sans compte utilisateur ni coût supplémentaire, dans la limite de 5 à 10 boîtes par licence utilisateur (selon le forfait choisi). Ceci représente un potentiel d'économies significatif.
De plus, le processus de création et de délégation de ces messageries est particulièrement bien conçu, guidé par un assistant qui aide à définir l'usage prévu.
Pour chaque messagerie créée, il est possible de définir précisément les droits d'accès depuis la console d'administration. Mieux encore, il est possible de configurer individuellement les fonctionnalités attribuées à chaque personne ayant accès à la boîte (par exemple, autoriser untel à envoyer des e-mails mais pas à supprimer), et même d'associer une signature spécifique pour chaque délégataire utilisant la boîte partagée. Là encore, ces possibilités sont totalement absentes de la console d'administration de Google Workspace (bien que Microsoft 365 propose une approche similaire, elle est souvent jugée plus complexe et limitée).
Applications Mobiles : Performantes mais Incomplètes
Infomaniak propose déjà plusieurs applications mobiles natives, qui se révèlent tout aussi efficaces que leurs homologues de bureau (kMail et kDrive affichent d'excellentes notes sur le Play Store).
kMail sur mobile intègre même l'IA générative, ce qui s'avère très pratique pour rédiger des brouillons ou reformuler rapidement des textes, surtout sur un petit clavier. kDrive mobile permet la numérisation de documents via l'appareil photo et peut synchroniser automatiquement les photos prises.
Cependant, concernant les contacts et l'agenda, l'éditeur ne propose pas encore d'applications dédiées. La solution actuelle consiste à installer un outil de synchronisation qui alimente les applications natives du téléphone. Bien que fonctionnelle, cette approche manque d'intégration : certaines fonctionnalités (comme la création rapide d'un lien de visioconférence depuis l'agenda mobile) sont manquantes, et la synchronisation s'effectue par intervalles plutôt qu'en temps réel.
Infomaniak a toutefois récemment annoncé proposer une application native pour l'agenda.
Enfin, chaque application mobile Infomaniak requiert une authentification individuelle, ce qui est moins fluide que l'expérience d'une suite d'applications intégrées comme celles proposées par Google ou Microsoft où une seule connexion suffit souvent pour toutes les apps de la suite.
Pour résumer, l'essentiel est là, et l'on peut s'attendre à ce que ces applications continuent d'être développées et améliorées.
Conclusion
Comme vous avez pu le constater, kSuite se positionne déjà comme une alternative tout à fait crédible aux suites bureautiques dominantes du marché.
Il est vrai que la solution ne prétend pas offrir un environnement aussi riche et étendu que Microsoft 365 ou Google Workspace. Il ne faut pas s'attendre à des fonctionnalités avancées de gestion centralisée de flottes mobiles ou de postes de travail, de politiques de sécurité complexes (type DLP), ou de gestion fine des paramètres de navigateur.
Pour autant, pour une petite structure dont les besoins se concentrent sur les outils collaboratifs fondamentaux, on peut argumenter que kSuite excelle sur des aspects cruciaux : une gestion des comptes utilisateurs et une console d'administration remarquablement bien conçues et intégrées, ainsi que des options de restauration bien supérieures qui réduisent significativement le besoin d'un outil de sauvegarde tiers dédié.
Ajoutez à cela un positionnement tarifaire attractif et un espace de stockage très généreux, et vous obtenez un outil potentiellement idéal pour l'administrateur d'une petite entreprise ou association.
Cependant, quelques points restent à considérer avant l'adoption. La gestion des noms de domaines multiples est encore assez contraignante et n'offre pas la flexibilité des "domaines secondaires" de Google ou Microsoft. Un autre défi potentiel réside dans les outils de migration intégrés, qui ne permettent pas encore la récupération "en masse" des données historiques de façon centralisée par l'administrateur système.
Malgré ces quelques obstacles, pour une organisation en cours de création ou simplement ouverte à l'exploration de nouvelles solutions, kSuite représente une option solide et pertinente à évaluer sérieusement. Et l'entreprise, à l'écoute de ses utilisateurs, améliore très rapidement sa suite.
N'hésitez pas à solliciter Work Live pour une étude de faisabilité personnalisée afin de déterminer si kSuite répond précisément à vos besoins.