Le défi de la séparation hermétique des données entre des entités, même au sein d'une même organisation, est un casse-tête persistant pour de nombreuses entreprises. Dans le secteur financier, où les exigences réglementaires et la confidentialité des informations sont primordiales, assurer un cloisonnement absolu des données entre des filiales sœurs peut sembler une tâche ardue, voire impossible, sans recourir à des infrastructures entièrement distinctes.
Pourtant, Google Workspace, avec ses puissantes règles de confiance (Trust Rules), disponibles avec les licences Enterprise, offre une solution élégante et robuste pour relever ce défi de taille.
Pourquoi les règles de confiance sont-elles indispensables ?
La sécurité des données est une priorité absolue. Les paramètres de partage standards, bien que utiles, ne suffisent souvent pas à garantir une isolation stricte des informations dans des environnements complexes.
C'est là que les règles de confiance, disponibles dans les éditions Enterprise de Google Workspace, interviennent. Elles permettent de définir des politiques de partage d'une précision chirurgicale, contrôlant qui peut partager quoi, avec qui, et sous quelles conditions. Ce niveau de granularité est essentiel pour les organisations qui ne peuvent se permettre aucune fuite ou mélange de données, qu'il s'agisse de partages internes ou externes.
Cas d'usage : Séparation stricte entre deux entités financières sœurs
Considérons un cas réel que Work Live a récemment traité pour un client, constitué de deux entités que nous appelerons Finance Alpha et Finance Beta, des entreprises sœurs sous la même holding. Malgré leurs liens structurels, elles ont une obligation d'opérer avec une séparation absolue de leurs données pour des raisons de conformité réglementaire, de gestion des risques et de confidentialité concurrentielle. Cela inclut non seulement le partage direct de fichiers, mais aussi l'accès et le partage via des Drives partagés.
Suite à un audit réalisé avec Work Live démontré qu'intégrer ces deux entités au sein d'un environnement Google Workspace unique, tout en appliquant des "règles de confiance" strictes, est plus sûr et plus simple à gérer que de maintenir deux instances Workspace totalement séparées. Cette approche permet une gestion centralisée des politiques de sécurité et une meilleure visibilité globale, tout en garantissant une séparation logique des données d'une étanchéité inégalée grâce aux règles de confiance.
Mise en œuvre des règles de confiance
La configuration de ces règles pour un cloisonnement parfait nécessite une planification méticuleuse :
1. Préparation de la structure des Unités Organisationnelles (OU)
La fondation de la sécurité réside dans une structure d'OU claire :
Créez une OU principale pour la holding.
En dessous, définissez deux OU distinctes : Finance Alpha et Finance Beta.
Assurez-vous que chaque utilisateur est précisément affecté à son OU respective.
2. Association des Drives partagés aux bonnes OUs
Cette étape cruciale est souvent négligée. Les Drives partagés doivent être correctement rattachés à l'OU pertinente pour que les règles de confiance puissent s'appliquer efficacement.
Dans l'interface d'administration de Google Workspace (
admin.google.com), naviguez vers Applications -> Google Workspace -> Drive et Docs et "Gérer les Drives partagés".Pour chaque Drive partagé, vérifiez et, si nécessaire, déplacez-le pour qu'il soit associé à l'OU de l'équipe propriétaire (par exemple, un Drive de Finance Alpha doit être dans l'OU Finance Alpha). C'est absolument vital pour l'application des règles.
3. Configuration des règles de confiance pour interdire le partage
Le système des "règles de confiance" doit être spécifiquement activé, et viendra remplacer les paramètres de base que vous aurez configuré dans la console admin, sur les possibilités de partage Google Drive.
Accédez à la console admin puis Applications -> Google Workspace -> Drive et Docs et enfin "Paramètres de partage".
Cliquez sur "Activer les règles de confiance". Notez que vous devez disposer de licences Workspace Enterprise pour disposez de la fonctionnalité.
Créez une nouvelle règle :
Nom de la règle :
Interdire Partage Finance Alpha - Finance BetaDescription : Empêche tout partage de données entre les OUs Finance Alpha et Finance Beta, y compris les Drives partagés.
Champ d'application : Sélectionnez
l'unité organisationnelle correspondant àFinance Alpha
Déclencheurs et conditions :
Sélectionnez les déclencheurs "partager des fichiers" et "recevoir des fichiers".
Comme condition, sélectionnez la seconde unité organisationnelle : "Finance Beta", vis-à-vis de laquelle "Finance Alpha" ne doit pas pouvoir partager.
Action : choisissez "Bloquer".
Enregistrez la règle et activez-la.
Un délais de plusieurs minutes (typiquement 15 minutes) pourra être nécessaire pour réellement appliquer la règle.
Vérification et tests rigoureux
Après la configuration, la validation est impérative :
Tentez de partager un document depuis un compte utilisateur de Finance Alpha vers un compte utilisateur de Finance Beta. Le partage doit être refusé.
Essayez d'ajouter un utilisateur de Finance Beta à un Drive partagé de Finance Alpha (ou vice-versa). L'ajout doit être bloqué.
Assurez-vous également que le partage interne au sein de chaque entité (Finance Alpha entre ses propres utilisateurs, et Finance Beta entre les siens) fonctionne normalement.
Gérer le cas des nouveaux Drives partagés
Avantages clés de cette approche
Cette implémentation méticuleuse offre des bénéfices considérables :
Séparation absolue des données : Garantie d'un cloisonnement strict, répondant aux exigences réglementaires les plus strictes et aux impératifs de confidentialité.
Sécurité renforcée : Les règles de confiance agissent comme une barrière infranchissable, prévenant les erreurs humaines ou toute tentative de partage non autorisé.
Gestion centralisée : Malgré la séparation logique des données, l'administration de l'ensemble de l'environnement Google Workspace reste unifiée, simplifiant la supervision.
Auditabilité : Toutes les actions de partage sont consignées, permettant un audit précis et une traçabilité complète des tentatives de partage bloquées.
En exploitant pleinement la puissance des règles de confiance de Google Workspace Enterprise, les entreprises peuvent atteindre un niveau de contrôle des données qui était auparavant d'une complexité insurmontable, assurant ainsi une sécurité et une conformité inébranlables, même dans les environnements les plus exigeants du secteur financier.
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