Il y a quelques mois encore, l'obtention d'une signature électronique ayant pleine valeur juridique impliquait souvent de recourir à des plateformes externes, parfois onéreuses et complexes à intégrer, à l'image de solutions bien connues sur le marché.
Désormais, Google Docs et Drive proposent nativement une fonctionnalité de signature électronique. Cet outil permet de faire signer des documents en toute légalité par n'importe quel interlocuteur, y compris ceux ne disposant pas d'un compte Google.
Cette capacité est directement accessible pour les détenteurs de licences Google Workspace Business Standard et supérieures.
Comment exploiter cette fonctionnalité ?
L'accès à l'outil de signature électronique est très intuitif. Il vous suffit d'ouvrir votre document dans Google Docs et de naviguer dans le menu "Outils", où vous trouverez l'option "Signatures électroniques".
Une fois le panneau latéral ouvert, la mise en place est simple : glissez-déposez les champs nécessaires à la signature dans votre document (signature, initiales, date, nom, champs de texte personnalisables, etc.).
L'outil est conçu pour gérer des processus de validation impliquant plusieurs parties, vous permettant de définir aisément les différents signataires requis pour le document.
Un processus simple et sécurisé pour les signataires
Lorsque la demande de signature est envoyée, un fichier PDF du document est automatiquement généré. Ce PDF est ensuite partagé avec les personnes désignées pour signature.
Pour parapher le document, les destinataires sont invités à se connecter. L'identification peut se faire via leur compte Google ou, si nécessaire, à l'aide d'un code à usage unique qui leur est transmis séparément. Cette étape garantit l'identité du signataire et renforce la sécurité du processus.
Pour assurer la traçabilité et la conformité, un historique détaillé des signatures est automatiquement ajouté à la fin du document PDF une fois le processus complété.
Cette intégration native offre ainsi un moyen à la fois simple, rapide et juridiquement valide de gérer vos besoins en signature de documents directement au sein de votre environnement de travail Google.
Egalement avec les documents PDF dans Google Drive
Outre les Google Docs, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité sur des fichiers PDF existants dans Google Drive.
Rien de plus simple pour demander une signature.
Ouvrez le document PDF dans Google Drive pour optez pour l'option "Signature électronique" dans le menu à trois points.
Prêt à optimiser vos flux de travail ?
N'hésitez plus à exploiter cette fonctionnalité pour fluidifier et sécuriser vos processus de validation de documents !
Si vous utilisiez précédemment une solution dédiée payante, vous pourriez potentiellement la remplacer par cette solution intégrée sans surcout.
Il est à noter que, selon la configuration de votre organisation, une activation de cette fonctionnalité par l'administrateur peut être requise via la console d'administration Google Workspace.
