Planifier des réunions, en particulier avec des interlocuteurs extérieurs à son entreprise, peut souvent se transformer en un échange interminable d'e-mails pour trouver un créneau qui convienne à tous.
Heureusement, Google Agenda offre une solution élégante et efficace pour mettre fin à ce va-et-vient : la page de réservation. Cette fonctionalité, disponible avec les licences Business Standard et supérieur, remplace avantageusement des solutions complémentaires souvent onéreuses comme Calendly.
Vous pouvez ainsi proposer directement vos disponibilités à vos interlocuteurs via une page web dédiée et personnalisable. Fini les multiples propositions de créneaux par e-mail ; votre contact n'a plus qu'à choisir celui qui lui convient le mieux parmi ceux que vous avez définis.
Comment ça se présente ?
En quelques étapes simples dans Google Agenda (voir plus bas pour les étapes détaillées), vous pouvez configurer des "plages horaires" réservables, par exemple les jours ouvrés de votre activité. Vous déterminez les jours, les heures, la durée des rendez-vous, et même des temps d'interruption entre chaque réservation. Une fois configuré, Google génère un lien unique vers votre page de réservation personnelle. Vous n'avez plus qu'à partager ce lien.
Lorsque quelqu'un consulte votre page de réservation, il voit uniquement les créneaux que vous avez rendus disponibles, en tenant compte de vos autres engagements déjà présents dans votre agenda. Il sélectionne le créneau qui lui convient, remplit les informations que vous avez demandées, et le rendez-vous est automatiquement ajouté à votre agenda et à celui de votre interlocuteur.
Des fonctionnalités avancées pour une gestion optimisée
Au-delà de la simple mise à disposition de créneaux, la page de réservation Google Agenda intègre des options puissantes pour affiner votre processus :
- Rappels Automatiques : Pour éviter les oublis et les rendez-vous manqués, vous pouvez configurer des rappels automatiques qui seront envoyés à la personne ayant réservé. C'est un excellent moyen de réduire le taux d'absentéisme.
- Génération Automatique de Liens de Visioconférence : Simplifiez l'organisation des réunions à distance. Google Agenda peut générer automatiquement un lien Google Meet (ou un autre service de visioconférence que vous connectez) pour chaque réservation effectuée via votre page. Le lien est inclus directement dans l'invitation envoyée aux deux parties.
- Formulaire de Réservation Personnalisé : Vous avez besoin d'informations spécifiques avant un rendez-vous ? La page de réservation vous permet d'ajouter des questions personnalisées au formulaire que vos interlocuteurs doivent remplir. Vous pouvez, par exemple, exiger un numéro de téléphone pour pouvoir les joindre si nécessaire, ou demander l'objet de la rencontre.
Intégrez votre page de réservation pour plus d'efficacité
L'un des usages les plus stratégiques de cette fonctionnalité est d'intégrer le lien de votre page de réservation directement dans votre signature d'e-mail.
Imaginez l'impact : chaque e-mail que vous envoyez devient une opportunité directe pour vos contacts de planifier un rendez-vous avec vous, sans aucune friction. Un simple clic et ils accèdent à vos disponibilités à jour. Cela élimine les échanges initiaux et accélère considérablement le processus de prise de rendez-vous. C'est un gain de temps considérable pour vous et une expérience utilisateur améliorée pour vos interlocuteurs.
Evitez cette erreur !
Une fois que vous avez communiqué le lien de la page, si vous souhaitez modifier les caractéristiques de votre agenda réservable, ne supprimez pas la configuration existante : le lien communiqué deviendrait inutilisable. Il est préférable de modifier la configuration existante.
Comment configurer la page de réservation, étape par étape ?
La mise en place de votre page de réservation est intuitive. Suivez ces étapes pour commencer à proposer vos créneaux :
- Ouvrez Google Agenda : Accédez à votre Google Agenda habituel via un navigateur web.
- Créez une nouvelle "Plage horaire disponible" :
- Cliquez sur le bouton "Créer" (généralement en haut à gauche).
- Au lieu de choisir "Événement" ou "Tâche", sélectionnez "Plage horaire disponible".
- Définissez les bases de votre calendrier de réservation :
- Titre : Donnez un nom clair à votre calendrier de réservation (ex: "Rendez-vous Conseil", "Point d'échange rapide"). Ce titre sera visible sur votre page.
- Durée du rendez-vous : Choisissez la durée standard pour chaque rendez-vous (ex: 15 min, 30 min, 1h).
- Disponibilités générales : Spécifiez les jours et les heures récurrentes où vous êtes généralement disponible pour ces types de rendez-vous. Vous pouvez ajouter plusieurs blocs de temps pour une même journée ou des jours différents.
- Personnalisez vos créneaux (Options supplémentaires) :
- Fenêtre de réservation : Définissez combien de temps à l'avance vos contacts peuvent réserver (minimum et maximum).
- Temps d'interruption (Buffer) : Ajoutez un délai entre les rendez-vous pour vous laisser une marge (ex: 10-15 minutes pour la transition).
- Nombre maximum de réservations par jour : Limitez le nombre de rendez-vous de ce type que vous acceptez par jour.
- Modes d'ajustement des disponibilités : Choisissez si vos disponibilités doivent s'adapter automatiquement en fonction de vos autres événements dans l'agenda.
- Couleur du calendrier réservable : Attribuez une couleur spécifique à ces rendez-vous dans votre agenda.
- Paramétrez les informations demandées et les confirmations :
- Informations requises : Dans la section "Éléments à réserver", personnalisez les informations que le contact doit fournir (Nom, Prénom, Adresse e-mail sont par défaut). Cliquez sur "Ajouter un élément" pour demander, par exemple, un numéro de téléphone ou tout autre champ personnalisé pertinent (avec une option "Obligatoire" ou non).
- Descriptions et confirmations : Ajoutez une description de ce type de rendez-vous. Vous pouvez également personnaliser l'e-mail de confirmation envoyé après la réservation.
- Définissez la localisation et la visioconférence :
- Choisissez où se déroulera le rendez-vous. Vous pouvez sélectionner :
- Google Meet visioconférence : Un lien Meet sera automatiquement créé pour chaque réservation.
- Appel téléphonique : Indiquez que le rendez-vous se fera par téléphone (et assurez-vous d'avoir demandé le numéro dans le formulaire).
- En personne : Spécifiez un lieu physique.
- Aucun (À préciser ultérieurement) : Si le format n'est pas encore défini.
- Choisissez où se déroulera le rendez-vous. Vous pouvez sélectionner :
- Enregistrez et obtenez votre lien : Une fois tous les paramètres configurés, cliquez sur "Enregistrer". Google créera votre calendrier de réservation. Vous obtiendrez alors un lien direct vers votre page de réservation, ainsi qu'un code d'intégration si vous souhaitez l'ajouter à un site web.
- Partagez votre lien : Copiez ce lien et partagez-le avec vos contacts par e-mail, message, ou intégrez-le dans votre signature d'e-mail !
En conclusion
La page de réservation de Google Agenda est bien plus qu'un simple outil de planification ; c'est une solution complète pour optimiser la gestion de votre temps et faciliter les interactions avec vos contacts professionnels. En l'adoptant et en exploitant ses fonctionnalités, vous gagnez en efficacité et offrez une expérience de planification fluide et professionnelle. N'attendez plus pour l'intégrer dans votre quotidien ! ✨