Il n'y a pas de mystère : pour pouvoir utiliser les outils Google Workspace en contexte professionnel, il faut payer des licences (sauf si vous êtes éventuellement une association loi 1901).
Mais pour certains usages, une licence alternative peut suffire : la licence Cloud Identity Free.
Exemples :
- Un intervenant extérieur a besoin d'un compte Google uniquement pour se connecter dans votre ERP "avec un compte Google"
- Un administrateur système doit disposer d'un compte dédié pour effectuer uniquement des tâches de création / suppression d'utilisateur
- Un outil système a besoin d'exécuter des scripts de routine ne nécessitant pas d'accès aux APIs gmail...
Pour ces besoins nécessitant un compte Google spécifique, mais ne réclamant aucun accès aux services courant (Drive, GMail, etc)... une licences Cloud Identity gratuite peut suffire.
Pour en disposer, faites-nous en la demande.
Quelques détails dans la gestion des licences
Si vous souhaitez créer des comptes avec uniquement une licence Cloud Identity gratuite, il vous faudra passer en mode de gestion de licences en manuel.
Cela signifie qu'à la création d'un nouveau compte utilisateur, vous devrez manuellement affecter ou non une licence payante au compte.
Pour passer en gestion manuelle, accédez simplement à la rubrique "Facturation" de votre console Admin, puis sous rubrique "paramètres des licences".
Vous pourrez alors passer chaque attribution automatique de licence en "Off".
L'ajout de licence se fera alors au cas par cas sur les fiches des comptes utilisateurs, dans l'onglet principal, et dans l'encadré dédié aux licences.
Attention : notez que Google se réserve le droit de supprimer les données d'un compte sans licence payante.
Le retrait d'une licence payante ne doit pas être considéré comme un moyen sûr de maintenir gratuitement des données d'un ancien compte. Les licences "Archives" (à coût très réduit, qui fige le compte et conserve les données) sont prévues à cet effet (nous solliciter si besoin).