Dans un écosystème professionnel de plus en plus ouvert, la collaboration avec des prestataires, clients ou partenaires ne disposant pas de Google Workspace peut parfois s'avérer complexe. Pour répondre à ce défi, Google annonce la disponibilité générale des comptes invités (guest accounts).
Cette mise à jour permet d'intégrer des utilisateurs externes directement dans votre environnement Google Chat et Google Workspace, tout en maintenant un contrôle rigoureux sur la sécurité et la propriété de vos données.
Et cela, sans aucun surcoût.
Qu'est-ce qu'un compte invité ?
Jusqu'à présent, collaborer avec un utilisateur hors Google Workspace nécessitait souvent des partages de fichiers via des adresses personnelles ou des solutions tierces. Désormais, lorsqu'un membre de votre organisation invite un partenaire externe via Google Chat, un compte invité est automatiquement créé dans votre console d'administration.
Les points clés à retenir :
Identifiant unique : Chaque invité possède un identifiant propre au sein de votre domaine.
Indicateur visuel : Les invités sont signalés par un badge "Externe" de couleur bleu sarcelle (différent du badge jaune utilisé pour les utilisateurs Workspace externes).
Intégration complète : Vous pouvez mentionner (@nom) un invité dans Chat et collaborer avec lui sur Docs, Sheets, Slides, Drive et Meet.
Une sécurité renforcée pour l'entreprise
L'un des avantages majeurs des comptes invités est la capacité de la DSI à appliquer des politiques de sécurité strictes à des utilisateurs tiers.
1. Contrôle administratif granulaire
Les administrateurs peuvent décider qui, au sein de l'organisation, est autorisé à inviter des collaborateurs externes. De plus, tous les comptes invités sont regroupés dans une unité organisationnelle (OU) dédiée nommée "Workspace Guests".
2. Application des politiques de sécurité
Il est désormais possible d'imposer des mesures de protection spécifiques aux invités, telles que :
La validation en deux étapes (2FA).
L'accès contextuel (Context-Aware Access).
La gestion complète du cycle de vie du compte (création, suspension, suppression).
3. Propriété des données
Votre organisation conserve la pleine propriété de toutes les données créées ou partagées au sein de votre domaine. À noter : un utilisateur invité peut modifier des fichiers existants mais ne peut pas créer ou devenir propriétaire de nouveaux fichiers dans votre Drive.
Comment démarrer avec les comptes invités ?
Le déploiement de cette fonctionnalité suit un calendrier précis :
Pour les administrateurs : Les contrôles sont déployés progressivement depuis le 26 mars et seront finalisés d'ici le 10 avril 2026.
Pour les utilisateurs finaux : Les fonctionnalités de collaboration seront pleinement disponibles entre le 13 et le 16 avril 2026.
Côté utilisateur externe (l'invité)
Le partenaire reçoit une invitation par e-mail sur son adresse professionnelle habituelle. Une fois l'invitation acceptée, il peut commencer à échanger et collaborer instantanément, sans avoir besoin de souscrire à une licence Google Workspace.