La nouvelle année est là, avec ses bonnes résolutions...
Parmi celles-ci, figure peut-être une meilleure affectation de votre temps ?
- Personnel vs Professionnel ?
- Réunions vs Temps de concentration ?
- Vie de famille vs temps "pour soi" ?
Cet article explique comment utiliser nativement son Google Agenda pour auditer l'affectation de notre précieux temps, passé sur cette bonne Terre... et vous offre un script pour aller plus loin, de façon plus personnalisée.
Libellés et Insights : la fonctionnalité native de Google Agenda
1/ Les libellés
Comme pour les mails, les Libellés vous permettent d'affecter une couleur et une catégorie à chaque événement de votre agenda. C'est bien plus pratique que de créer des agendas distincts pour vos tâches, puisque tous les éléments vous concernant restent ainsi centralisés au même endroit, donnant par exemple une vue exhaustive de vos disponibilités et temps occupés à vos collègues, ce qui évite de se faire grignoter des créneaux en conflit avec d'autres activités.
Visuellement, je trouve que colorer son agenda, et y noter absolument tous (vos rendez-vous, temps de travail sur les différents projets, etc) apporte une certaine tranquillité d'esprit et permet de ne pas se laisser déborder sur ses projets. N'hésitez pas à bloquer des créneaux dés lors que vous avez des temps de concentration nécessaires sur des projets à venir.
2/ Insight
S'appuyant sur les libellés, cette fonctionnalité permet, au sein de l'agenda, d'analyser le temps passé sur les différentes catégories.
Cliquez sur "Plus d'informations" dans le volet de gauche.
Notez que les statistiques s'adaptent en fonction de l'échelle de durée de la vue que vous avez sélectionné pour l'affichage de votre Agenda.
Et voici la répartition... dans le volet de droite.
Vous pouvez ainsi étudier l'affectation de votre temps par catégorie, sur une journée, une semaine, un mois, un an...
Attention, notez que les événements de 8 heures ou plus ne sont pas listés.
Si vous avez des événements de cette durée à décompter dans le temps, mieux vaut les scinder en deux (par exemple, mission client matin + après midi).
La seconde partie du volet Insight vous précise quelle portion de vos événements ont au moins un invité, c'est à dire, quelle portion de temps vous passez en réunion.
Aller plus loins avec notre script
Cette fonctionnalité est très pratique, mais elle est aussi assez limitée...
Quid de l'analyse si vous avez besoin de lister l'ensemble de vos rendez-vous, pour appliquer des filtres personnalisés, réaliser des graphiques, faire un décompte précis du temps passé sur tel ou tel sujet entre deux dates bien spécifiques ?
Notre script, réalisé avec l'aide de Gemini, vous aidera à faire précisément tout cela.
Il vous permet d'extraire tous les événements de votre agenda, avec les temps alloués et les libellés affectés. Vous pouvez même completer et modifier le nomage de vos libellés.
Voici comment l'utiliser.
1/ Commencez par faire une copie de notre modèle de tableur, qui intègre le script.
2/ Après chargement de la copie, indiquez dans l'onglet "Configuration" du tableur, l'adresse e-mail de votre Agenda (pour votre agenda, il s'agit de votre adresse mail principale) ainsi que la durée d'antériorité à extraire (en jours).
3/ Depuis le menu personnalisé, "lancez l'Exportation".
Si vous rencontrez une erreur, essayez une nouvelle fois un peu plus tard.
Si l'erreur persiste, il est possible que votre Administrateur doivent autoriser le script dans les accès APIs (sur la console admin).
5/ Après exécution, vous retrouvez tous les événements de votre agenda listés dans l'onglet "Export Agenda", avec date, heure, durée, intitulé, libellé, et statut de l'événement (réunion avec d'autres invités ou événement individuel).
6/ Au besoin, indiquez l'intitulé souhaité à donner au Libellé, en remplacement des libéllés fournis par le système (par exemple pour remplacer les couleurs par des termes plus parlant). Relancer le script une fois le mapping configuré pour mettre à jour les événements en conséquence.
Désormais, c'est à vous de jouer.
Vous avez les données, vous pouvez en faire ce que vous voulez, que cela soit pour votre analyse personnelle, votre entretien annuel, ou un reporting quelconque.