La fonctionnalité « Prendre des notes pour moi » de Gemini est un gain de productivité majeur, mais elle soulève des enjeux de confidentialité. Activée parfois par défaut ou sans prévenir, elle partage automatiquement le compte-rendu à tous les participants internes. Voici comment reprendre la main.
1. Adopter une éthique de réunion
La technologie ne doit pas occulter la transparence. Il est recommandé d'instaurer deux règles simples au sein de vos équipes :
Le consentement préalable : L'utilisateur doit demander l'accord oral avant d'activer l'assistant.
Le droit de rectification : Permettre à tout participant de demander la suppression de notes spécifiques si les propos sont jugés confidentiels.
2. Le levier de la "Gestion de l'hôte"
Pour éviter les activations intempestives, l'activation par défaut du "Host Management" (Gestion de l'organisateur) via la console admin est la solution idéale.
Contrôle strict : Seul l'organisateur peut déclencher la prise de notes.
Sécurité globale : Cela permet aussi de centraliser la gestion du chat ou du partage d'écran, sans modifier l'expérience utilisateur par défaut.
3. Nouveauté 2026 : Contrôles Admin sur le partage
Depuis le 26 janvier 2026, Google propose de nouveaux réglages dans la console d'administration pour définir des politiques de partage plus fines.
Dans les options de l'appli Google Meet (console admin) :
Définir l'audience par défaut : Vous pouvez désormais choisir qui reçoit le récapitulatif (ex: uniquement les hôtes plutôt que tous les invités).
Verrouiller les paramètres : L'administrateur peut interdire aux hôtes de modifier ces réglages durant l'appel, assurant ainsi le respect constant des règles de l'entreprise.
