La nouvelle année commence avec des mises à jour significatives visant à fluidifier la collaboration et l'interopérabilité au sein de l'écosystème Google Workspace. Voici les points clés à retenir pour ce mois de janvier.
1. Interopérabilité : Édition directe des fichiers Office protégés
C'est une avancée majeure pour la productivité. Jusqu'à présent, la modification d'un fichier Microsoft Office protégé par mot de passe nécessitait des manipulations externes fastidieuses.
La nouveauté : Vous pouvez désormais ouvrir et modifier ces fichiers directement dans Google Docs, Sheets ou Slides.
Comment ça marche ? Lors de l'ouverture dans Drive, une invite vous demandera le mot de passe. Vous aurez alors le choix entre le mode "Aperçu" (lecture seule) ou "Édition". Choisir l'édition supprime la protection par mot de passe pour permettre une collaboration fluide dans l'interface Google.
Disponibilité : Déploiement terminé pour tous les domaines fin janvier.
2. Communication : Le transfert de messages arrive dans Google Chat
Pour simplifier le partage d'informations sans passer par des captures d'écran ou des copier-coller fastidieux, Google Chat introduit la fonction de transfert.
Fluidité : Partagez instantanément un message vers un autre espace ou un message direct (DM).
Contexte préservé : Le message transféré inclut l'expéditeur original, la source et les éventuelles pièces jointes.
Sécurité : Des restrictions s'appliquent pour les échanges avec des organisations externes afin de protéger les données sensibles. Un rappel de confidentialité s'affiche d'ailleurs lors du transfert depuis une conversation de groupe. 🛡️
3. Calendrier : Extension des libellés de couleur et assistant de planification
La gestion visuelle du temps s'affine pour les équipes collaborant sur des agendas partagés.
Ce qui change : Jusqu'alors, seuls les utilisateurs propriétaires ou co-propriétaires d'agendas pouvaient voir les libellés de couleur (utilisés pour les Time Insights). A compter de fin février, cette visibilité sera étendue à tous les utilisateurs ayant le droit "Apporter des modifications aux événements". Cela permet une catégorisation plus cohérente des réunions au sein d'un même service, même pour ceux qui ne gèrent pas l'administration complète de l'agenda.
Autre nouveauté : l'assistant de planification s'enrichit pour proposer automatiquement des créneaux disponibles communs aux personnes listées
4. Google Meet : "Check-in" automatique sur mobile pour les salles de réunion
Le mode Compagnon sur mobile devient plus intelligent grâce à l'utilisation d'ultrasons pour détecter votre présence dans une salle de réunion.
L'objectif : Simplifier l'entrée en réunion et éviter les larsens (effets d'écho) accidentels.
Fonctionnement : L'application détecte un signal ultrasonique émis par le matériel de la salle. Un bouton "Utiliser le mode Compagnon" est alors mis en avant avant même votre connexion. En cliquant dessus, vous êtes automatiquement enregistré ("check-in") dans la salle correspondante.
Compatibilité : Disponible sur les dernières versions des applications Gmail et Meet pour Android et iOS.
Note de l'expert : Ces mises à jour renforcent la position de Google Workspace comme outil central de collaboration hybride, en facilitant notamment les ponts avec les outils Microsoft et en automatisant les interactions physiques en salle de réunion.