💼 Cas d'usage : faire le ménage dans vos Drives partagés abandonnés.
Dans une organisation, les Drives Partagés sont créés pour des projets, des équipes ou des événements spécifiques. Au fil du temps, certains deviennent obsolètes (projet terminé, équipe dissoute, etc.), mais continuent d'exister, ce qui pose plusieurs problèmes :
Désordre et Confusion : Les utilisateurs ont du mal à s'y retrouver dans une longue liste de Drives Partagés, certains étant inactifs.
Risque de Sécurité/Conformité : Des données sensibles peuvent rester stockées dans des espaces non surveillés.
Sur-allocation de Ressources : Bien que l'espace de stockage ne soit pas toujours la préoccupation principale, l'encombrement numérique l'est.
Le script permet de répondre directement aux questions suivantes pour faciliter le traitement de ces drives abandonnés :
Quand ? Quant a eu lieu la dernière modification ? (Indicateur d'abandon)
Qui ? Qui était l'auteur de cette dernière modification ? (Pour savoir qui contacter)
Quoi ? Quel est le contenu principal à la racine ? (Pour évaluer rapidement si le Drive peut être archivé ou supprimé).
📝 Descriptif du Script
🚀 Outil d'Audit et de Nettoyage des Drives Partagés Inactifs
Pour créer votre copie du script et du tableur associé, cliquez simplement ici puis validez la création de la copie sur votre espace Mon Drive.
✅ Les Actions Clés du Script
Le script fonctionne directement depuis un Google Sheet.
Il permet, pour chaque Drive partagé indiqué, de collecter la date de dernière modification ayant eu lieu dans l'ensemble du Drive partagé, l'identité de l'éditeur et le fichier modifié.
De plus, pour chaque Drive partagé, un fichier sheets dédié est créé pour lister les éléments présents à la racine, facilitant l'identiifcatin du contenu.
Il devient alors facile de partager ces exports avec les anciens utilisateurs pour leur demander par exemple : "voici le contenu de ce Drive. Est-ce toujours utile ? Pouvons nous supprimer ? "
Chaque Sheets d'export est pré-partagé dans l'organisation et pourra donc être consulté sur simple fourniture du lien.
En combinant le contenu (rapport d'arborescence) et l'activité (date de dernière modification), vous disposez de toutes les informations nécessaires pour décider si un Drive Partagé doit être conservé, archivé ou supprimé.
💡 Comment Utiliser l'Outil
L'utilisation de l'outil est conçue pour être simple et intuitive, une fois la feuille de calcul dupliquée :
Préparation : Dans l'onglet
Liste_SharedDrivesde la feuille de calcul, renseignez dans la première colonne (Colonne A) les identifiants (ID) de tous les Drives Partagés que vous souhaitez auditer. L'ID est la suite de lettres et de chiffres que l'on trouve dans l'URL du Drive (par exemple, https://drive.google.com/drive/folders/0AOZsferergepXIsUk9PVA). Pour de gros volumes de Drives à analyser, ces identifiants peuvent être récupérés automatiquement avec un outil d'administration tel que GAM.Vous devez avoir accès à ces Drives partagés depuis votre compte utilisateur. Si ce n'est pas de cas, ajoutez-vous comme membre de ces Drives depuis la console d'administration.
Lancement : Une fois la liste prête, allez dans le menu personnalisé
⚙️ Scanner Drives(apparaissant en haut du Google Sheet) et cliquez sur 'Lancer l'export complet'.Résultat : Le script va alors parcourir votre liste. Pour chaque Drive, il remplira les colonnes suivantes :
Lien : L'URL du nouveau rapport d'arborescence.
Date d'Export : Quand le rapport a été généré.
Nom du Drive : Le nom officiel du Drive Partagé.
Dernier Auteur : L'utilisateur qui a fait la dernière modification.
Date Dernière Modif : La date de la dernière activité.
⚠️ Niveau de Risque : Très Faible
Pour chaque script proposé, nous vous fournissons une infication du niveau de risque à l'utiliser.
En effet si vous développez vos propres scripts, il est important de les tester dans un environnement sûr et de s'assurer qu'ils ne puissent pas causer des dégâts accidentels.
Dans le cas présent, le niveau de risque lié à la modification ou la perte de données est : "Très Faible".
Justification :
Lecture Seule : Le script utilise des méthodes de lecture (
.getFolders(),Drive.Files.list(), etc.). Il ne contient aucune commande de suppression, de modification de contenu ou de déplacement de fichiers ou de dossiers dans les Drives Partagés que vous auditez.
Bon audit de Drives partagés à vous !