Les URLs secrètes de Google Drive et des Google Docs

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Comprendre les URL secrètes de Google Docs, Sheets et Slides peut transformer votre façon de travailler avec ces outils. Ces astuces, souvent méconnues, offrent des raccourcis puissants pour gagner du temps et améliorer votre productivité ! 🚀

Dupliquer, Télécharger et Créer : Les Pouvoirs Cachés des URL Google

Saviez-vous que vous pouvez manipuler les liens de vos Google Docs, Sheets et Slides pour effectuer des actions spécifiques sans même ouvrir le document ? C'est ce que nous appelons les URL secrètes. Elles vous permettent de :

  • Créer une copie d'un document directement à partir d'un lien Drive. 📝
  • Télécharger un document dans le format de votre choix. 💾
  • Créer un nouveau document instantanément. ✨

📝 Cas d'usage : Gérer vos modèles de documents pour des duplications express

Imaginez que vous ayez des modèles de documents types (propositions commerciales, rapports d'activité, fiches de suivi client) que vous réutilisez fréquemment. Plutôt que de naviguer dans votre Drive, de localiser le bon fichier, de l'ouvrir puis de faire "Fichier > Faire une copie", vous pouvez créer un répertoire de modèles personnalisé.

Créez une simple feuille de calcul Google Sheets qui liste tous vos modèles. À côté de chaque nom de modèle, insérez le lien /copy correspondant. Vos collaborateurs pourront ainsi dupliquer le modèle d'un simple clic, garantissant que tout le monde utilise la bonne version de départ sans modifier l'original. C'est un gain de temps considérable pour les équipes !

Comment ça marche ? Créer une copie d'un document Google

Pour créer une copie d'un document Google (Doc, Sheet ou Slide), il vous suffit de modifier l'URL du fichier partagé :

  1. Ouvrez votre document Google.
  2. Dans la barre d'adresse de votre navigateur, localisez la partie de l'URL qui ressemble à /edit ou /view.
  3. Remplacez cette partie par /copy.

Par exemple, si votre lien est https://docs.google.com/document/d/1abcdefg12345/edit, il deviendra https://docs.google.com/document/d/1abcdefg12345/copy. Lorsque vous accéderez à ce lien, Google vous proposera directement de faire une copie du document dans votre Drive. Pratique pour partager des modèles ! 😉


💾 Cas d'usage : Convertissez et Téléchargez en un clic les fichiers réccurents et gagner un temps fou sur l'envoi de fichiers


Télécharger vos fichiers réccurents, convertis au format souhaité (MS Office, PDF...), en un seul clic, pour par exemple les mettre en pièce jointe... Voyons comment faire et gagner un temps considérable. 

Vous avez régulièrement besoin d'envoyer des versions spécifiques de vos documents Google, convertis en format Word, Excel ou PDF, à des clients, des partenaires ou des systèmes qui ne gèrent pas les liens Drive ? 

Habituellement, vous naviguez dans vos dossiers pour trouver chaque puis le télécharger. Parfois, vous passez même par "Fichier > Télécharger" pour choisir le format. Puis répétez l'opération. C'est chronophage ! ⏳

Avec les URL secrètes, vous pouvez créer une liste de liens de téléchargement directs dans une feuille de calcul. En un clic sur le lien, le fichier se télécharge instantanément dans le format souhaité, directement dans votre dossier de téléchargements. 

Mieux encore, vous pouvez sauvegarder ces URLs directement dans un tableur ou dans vos favoris de navigateur, pour avoir accès au téléchargement en un seul clic. 

Il ne vous reste plus qu'à glisser-déposer les fichiers téléchargés dans votre e-mail. Ce processus est d'une efficacité redoutable pour les tâches récurrentes !

Comment ça marche ? Télécharger un document Google dans le format de votre choix

Besoin d'une version PDF, DOCX, XLSX ou PPTX de votre document Google ? C'est possible en modifiant l'URL :

  1. Ouvrez votre document Google.
  2. Dans la barre d'adresse, remplacez la fin de l'URL (souvent /edit ou /view) par /export?format=.
  3. Ajoutez ensuite le format de fichier souhaité :
    • Docs : docx pour Word, pdf pour PDF, odt pour OpenDocument, txt pour texte brut, rtf pour Rich Text Format.
    • Sheets : xlsx pour Excel, pdf pour PDF, csv pour CSV, ods pour OpenDocument.
    • Slides : pptx pour PowerPoint, pdf pour PDF, odp pour OpenDocument, jpg ou png pour les images des diapositives.

Par exemple, pour télécharger un Google Doc au format Word : https://docs.google.com/document/d/1abcdefg12345/export?format=docx.


Utiliser un générateur automatique d'URL de conversion ? 

Pour aller encore plus loin dans l'efficacité des téléchargements, imaginez une feuille de calcul où vous collez simplement un lien Drive de vos documents Google Docs les plus utilisés, et une colonne adjacente génère automatiquement le lien de téléchargement dans le format correspondant ! 🤯

Il m'a suffit d'une simple demande à l'outil d'IA Gemini, pour obtenir la formule adaptée en un clin d'oeil. Cette formule permet, à partir d'un lien Google Drive, de génèrer l'URL de téléchargement appropriée (Word, Excel ou PowerPoint) :

Formule Google Sheets
=IFERROR(LET(link; B2; id; REGEXEXTRACT(link; "/d/([a-zA-Z0-9-_]+)"); IFS(ISNUMBER(SEARCH("/document/"; link)); "https://docs.google.com/document/d/" & id & "/export?format=docx"; ISNUMBER(SEARCH("/presentation/"; link)); "https://docs.google.com/presentation/d/" & id & "/export?format=pptx"; ISNUMBER(SEARCH("/spreadsheets/"; link)); "https://docs.google.com/spreadsheets/d/" & id & "/export?format=xlsx")); "Invalid link or not a Google Doc/Sheet/Slide")

Cette formule examine le lien que vous placez dans la cellule B2. Elle extrait l'identifiant unique du document et, en fonction du type de document (Doc, Sheet ou Slide), elle construit l'URL de téléchargement correspondante au format .docx, .pptx ou .xlsx. Si le lien n'est pas valide ou ne correspond pas à un document Google, un message d'erreur s'affiche. ⚠️

Vous souhaitez obtenir un modèle Google Sheets incorporant déjà cette formule ! 
Rien de plus simple : dupliquez mon modèle de fichier Sheets grâce au fameux lien /copy ci-dessous :

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1i3ZLTSJoK9m5gxCzl5VtZK-xXYLAJ46dIRYC4HxGHG0/copy


Et pour des fichiers "classiques" ? 

L'astuce précédente permet de convertir des documents Google (Docs, Sheets, Slides) au format souhaité avant de les télécharger.

Quid des fichiers classiques ? (PDFs, vidéos, images, fichiers déjà au format Office ?). 

Une astuce similaire existe. 

Saisir simplement l'URL suivante : 

https://drive.google.com/uc?export=download&id=id_du_fichier

et remplacer id_du_fichier par l'identifiant unique du document Drive. Lorsque vous faites un clic droit sur le fichier > Partager > Copier l'URL, il s'agit de la chaine de caractères qui se trouve après https://drive.google.com/file/d/.

Exemple : 
https://drive.google.com/file/d/1jRNd6nYlWXUpMBYE2SbkCCKv8bitmmks/view?usp=drive_link

Ainsi, l'URL permettant de déclencher directement le téléchargement de ce fichier sera : https://drive.google.com/uc?export=download&id=1jRNd6nYlWXUpMBYE2SbkCCKv8bitmmks


✨ Cas d'usage : Créez vos nouveaux documents instantanément

Combien de fois avez-vous eu besoin de prendre des notes rapides, de jeter une idée dans un document ou de commencer un calcul urgent ? Le processus habituel est souvent : ouvrir un nouvel onglet, aller sur Google Drive, cliquer sur "Nouveau", puis choisir le type de document. C'est rapide, mais on peut faire mieux !

La solution ? Les favoris "magiques" ! Ajoutez docs.new, sheets.new et slides.new à vos favoris de navigateur. Un seul clic et vous êtes prêt à taper, calculer ou présenter instantanément ! Plus besoin de naviguer dans Google Drive pour démarrer un nouveau projet. C'est un gain de temps considérable, surtout si vous créez de nombreux documents tout au long de la journée.

Comment ça marche ? Créer un nouveau document Google instantanément avec .new

C'est l'une des astuces les plus simples et les plus efficaces pour démarrer un nouveau document sans passer par Google Drive. 🚀

Tapez simplement l'une des URL suivantes dans la barre d'adresse de votre navigateur :

  • docs.new pour créer un nouveau Google Doc. 📄
  • sheets.new pour créer un nouveau Google Sheet. 📊
  • slides.new pour créer une nouvelle Google Slide. 🎬

En maîtrisant ces URL secrètes et en les intégrant dans vos habitudes, vous débloquerez un nouveau niveau d'efficacité dans votre utilisation de Google Workspace. Commencez dès aujourd'hui à explorer ces astuces et voyez votre productivité s'envoler ! 🚀 Qu'en pensez-vous, prêt à les essayer ?

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