Work Live a récemment mené une démonstration concluante en collaboration avec le cabinet de conseil Deloitte et l'entreprise de cosmétiques Sisley Paris. L'objectif : prouver la capacité de Google Meet à gérer efficacement un webinaire en format hybride, accueillant jusqu'à un millier de participants. Voici les enseignements clés de cette expérience.
Un Défi de Taille : Gérer Complexité et Nombre de Participants
Il y a quinze jours, Deloitte et Sisley organisaient un webinaire qui réunissait une dizaine d'intervenants. La particularité résidait dans son format : une partie des participants était présente physiquement dans l'auditorium du siège de Sisley, un espace équipé d'une régie technique complète, tandis que l'autre partie intervenait à distance via visioconférence, chacun depuis son propre emplacement.
Le public ? Plusieurs centaines d'invités, se connectant en direct sans nécessiter d'inscription préalable, avec une audience additionnelle en replay.
Le cahier des charges pour cet événement était particulièrement exigeant :
- Permettre à plusieurs centaines de spectateurs de rejoindre la session simplement, sans aucune installation de logiciel ou création de compte utilisateur, tout en assurant que leurs micros et caméras soient désactivés par défaut.
- Donner la possibilité à des intervenants ayant le statut de "contributeurs" de se connecter également sans compte Google. Pour eux, l'activation du micro et de la caméra était nécessaire, mais le partage d'écran devait être restreint.
- Empêcher les spectateurs d'utiliser le chat de discussion, mais leur proposer un espace dédié pour poser des questions via une fonction Q&A, sous réserve de validation par un modérateur.
- Offrir la maîtrise de la vue affichée pour l'ensemble des participants.
- Garantir l'enregistrement de la session complète ainsi que l'historique des questions posées.
Après près de trois heures de présentations et d'échanges, le constat est sans appel : la mission a été pleinement réussie !
Google Meet : Scalabilité et Simplicité d'Accès
Si les licences Google Meet "Business Starter" et "Business Standard" autorisent déjà des réunions virtuelles respectivement jusqu'à 100 et 150 participants, les licences "Enterprise" repoussent cette limite significativement. Avec une licence "Enterprise Plus" détenue par le créateur de l'événement, il est possible d'accueillir jusqu'à 1000 participants (dont 500 contributeurs maximum).
Au-delà de la capacité, la simplicité d'accès est un atout majeur. Selon la configuration choisie, n'importe quelle personne disposant du lien de la session peut la rejoindre sans avoir à télécharger de logiciel spécifique ou à créer un compte utilisateur, ce qui facilite grandement la participation d'un large public externe.
Gérer les Rôles : Du Spectateur à l'Organisateur
À l'exception des licences "Business Starter", toutes les licences supérieures de Google Workspace donnent accès aux fonctionnalités avancées de gestion de Google Meet. Pour mettre en place un webinaire, il suffit de planifier un événement via Google Agenda et d'y intégrer une session Meet. Les paramètres avancés offrent ensuite un contrôle précis sur les interactions.
L'activation de la fonction de gestion des organisateurs est essentielle pour attribuer différents niveaux de droits aux participants. Google Meet propose trois rôles distincts :
- Les Organisateurs : Ils détiennent le contrôle total des paramètres, gèrent la modération des échanges (comme le Q&A) et définissent la mise en avant des intervenants ou des contenus partagés.
- Les Contributeurs : Ce sont les intervenants actifs du webinaire. Ils peuvent typiquement activer leur micro et caméra, ou partager des contenus, selon les autorisations définies par les organisateurs.
- Les Spectateurs : Leur participation est passive. Ils assistent au webinaire sans pouvoir intervenir directement, vocalement ou visuellement.
Pour configurer votre événement, activez la gestion des organisateurs et ajustez les permissions accordées aux contributeurs. Dans le cas de Deloitte et Sisley, il a été choisi de ne pas autoriser les contributeurs à partager leur écran, la diffusion étant gérée par un unique animateur disposant du statut d'organisateur.
Ces réglages initiaux peuvent être affinés en temps réel via le panneau de l'organisateur une fois la session démarrée. Ce panneau offre même des options supplémentaires, comme la possibilité de couper le micro ou la caméra des contributeurs si nécessaire, ou d'ajouter un filigrane à la vidéo, par exemple pour renforcer la confidentialité.
Faciliter l'Accès pour les Spectateurs
Pour simplifier au maximum l'accès des spectateurs et éviter d'avoir à approuver chaque connexion manuellement, il est possible de configurer la réunion en accès libre via les paramètres généraux de Meet dans Google Agenda.
Pour que la majorité des participants se connectent automatiquement avec le rôle de simple spectateur, il est crucial d'activer l'option correspondante dans la section "invités" de l'événement Agenda. Ainsi, par défaut, toute personne rejoignant la session aura son micro et sa caméra désactivés, garantissant le bon déroulement du webinaire sans interruptions involontaires. Si vous avez invité spécifiquement des personnes disposant d'un compte Google Workspace, vous pouvez les désigner comme contributeurs dès la création de l'événement.
Comme illustré dans l'interface d'un participant avec le rôle de spectateur, les boutons de contrôle du micro, de la caméra et du chat sont inactifs, limitant leur interaction directe.
Promouvoir un Participant en Cours de Session
Une flexibilité appréciable de Google Meet est la possibilité de changer le rôle d'un participant en cours de webinaire. Cette fonction est particulièrement utile si tous les contributeurs n'ont pas été identifiés et invités en amont via Google Agenda, ou s'ils ne disposent pas de compte Google pour une authentification préalable.
Un organisateur peut simplement sélectionner le participant concerné dans la liste et lui attribuer le rôle de contributeur. Le participant verra alors ses options d'interaction s'activer en quelques secondes.
Maîtriser la Vue Affichée pour Tous
Google Meet est performant dans la gestion automatique de la mise en avant (orateur actif, contenu partagé). Cependant, les organisateurs bénéficient d'un contrôle supplémentaire : ils peuvent épingler manuellement des flux vidéo spécifiques pour tous les participants. Cela permet de diriger l'attention du public vers un intervenant précis ou un contenu donné, offrant une expérience proche d'une régie de production vidéo.
Gérer les Interactions : Le Q&A Modéré
Pour permettre aux spectateurs de poser des questions aux intervenants sans perturber la présentation principale, l'outil Q&A est idéal. Accessible via le volet "Activités", il permet aux participants de soumettre leurs questions et même de voter pour celles déjà posées, aidant à identifier les sujets d'intérêt majeurs.
Afin de maintenir le contrôle sur les questions et d'éviter les interventions inappropriées, il est possible de soumettre toutes les questions à validation par un modérateur. L'organisateur peut activer cette option via les "commandes de l'organisateur".
Un organisateur visualise toutes les questions, en attente ou approuvées, dans le volet dédié et peut choisir de publier celles qui sont pertinentes pour qu'elles soient visibles par tous les spectateurs dans ce même panneau.
Au-delà des 1000 Participants : Autres Options Google Meet
Pour des événements de très grande envergure, Google Meet propose d'autres approches pour des audiences potentiellement illimitées.
La fonction "streaming en interne" permet de diffuser l'événement en direct auprès de 10.000, voire 100.000 spectateurs (avec une licence Enterprise Plus). La contrainte majeure ici est que cette option est réservée aux utilisateurs disposant d'un compte Google Workspace au sein de la même organisation, la rendant inutilisable pour un public externe.
Une autre solution consiste à diffuser votre webinaire en direct via une chaîne YouTube. L'événement peut être configuré comme "non répertorié", le rendant accessible uniquement via un lien direct, permettant ainsi d'accueillir un nombre illimité de spectateurs. Cependant, cette méthode entraîne la perte de certaines fonctionnalités natives de l'expérience Google Meet, comme la capacité de transformer un spectateur en contributeur en cours de session ou la gestion fine des questions via l'outil Q&A intégré.
En Conclusion
L'expérience menée par Work Live, Deloitte et Sisley démontre clairement le potentiel de Google Meet pour l'organisation de webinaires hybrides d'envergure. Grâce à ses capacités d'accueil étendues (jusqu'à 1000 participants avec les licences adéquates), sa simplicité d'accès pour les spectateurs et ses outils de gestion fine des rôles et interactions (modération du Q&A, contrôle de la vue), Google Meet s'impose comme une solution flexible et robuste, capable de répondre à des cahiers des charges complexes pour vos événements virtuels ou hybrides. Qu'il s'agisse d'une réunion interne ou d'une large diffusion externe, l'outil offre les fonctionnalités nécessaires pour garantir une expérience réussie pour les organisateurs comme pour les participants.