.png)
Google Docs : des méthodes simples pour un suivi de projet efficace
Au sein de l'écosystème Google Workspace, de nombreuses fonctionnalités voient le jour ou s'améliorent en permanence. Il est facile de ne pas exploiter pleinement leur potentiel, alors qu'elles pourraient transformer positivement l'efficacité du travail collaboratif.
Explorons ensemble quelques approches pratiques utilisant Google Docs qui peuvent rapidement devenir indispensables si vous ne les intégrez pas déjà à votre routine.
Vos comptes rendus de réunion centralisés et dynamiques
Vous envoyez encore des emails séparés après chaque réunion pour diffuser le compte rendu ? C'est une bonne initiative pour informer, mais il existe une méthode plus centralisée et collaborative.
Privilégiez l'utilisation d'un unique document Google Docs partagé pour consigner les notes de toutes vos réunions liées à un projet. Organisez-le de manière chronologique inverse (les notes les plus récentes en haut). Cela crée un historique consultable par tous, facile à enrichir collectivement.
Google Docs intègre des outils pour simplifier cette tâche. En tapant simplement le caractère spécial "@", un menu s'affiche. Parmi les options proposées, la rubrique "Notes de réunion" est particulièrement pertinente. Sélectionnez-la pour rechercher une réunion dans votre agenda. Le document s'enrichira alors automatiquement des informations clés : titre de la réunion, liste des invités, date, et liens pertinents vers l'événement ou la visio.
Chaque nouvelle section de notes créera une entrée dans le plan du document, accessible sur le côté gauche. Naviguer entre les différentes réunions, même celles datant de plusieurs mois ou années, devient alors très intuitif.
Associez vos notes aux invitations de réunion
Pour faciliter l'accès à cet historique centralisé, prenez l'habitude de lier ce document de suivi unique directement dans les invitations de réunion concernées. Si vos réunions sont régulières, cette action n'est à faire qu'une seule fois. Les participants n'auront plus à chercher dans leur boîte mail pour retrouver le contexte des discussions passées ; un simple clic depuis l'invitation leur donnera accès à tout l'historique.
Attribuez des actions directement depuis vos notes
Chaque utilisateur de Google Workspace dispose d'un espace personnel pour gérer ses tâches. Google Docs permet d'intégrer ce suivi directement dans le flux des notes de réunion.
Au sein du document partagé, l'équipe peut identifier et lister les actions à entreprendre. En utilisant la fonctionnalité d'affectation de tâches (accessible, là encore, via le menu "@" ou le menu Insérer > Élément interactif > Tâche), vous pouvez attribuer ces actions à des personnes spécifiques. L'avantage majeur est la synchronisation : non seulement la tâche apparaît dans le document partagé avec le nom du responsable, mais elle est aussi ajoutée automatiquement à la liste de tâches personnelles de cette personne. De plus, marquer une tâche comme "terminée" dans son gestionnaire personnel mettra à jour son statut dans le document partagé, et inversement, offrant une visibilité en temps réel à toute l'équipe.
Besoin d'envoyer un récapitulatif par email ? C'est prévu !
Si, par habitude ou nécessité, vous souhaitez quand même envoyer un résumé par email après une réunion, c'est tout à fait possible. Une fois que les notes de la dernière session sont finalisées dans le document partagé, il suffit de cliquer sur l'icône "Envoyer les notes de réunion par e-mail" (souvent représentée par une enveloppe, située à côté des notes de la réunion en question). Cela générera un brouillon d'email incluant les notes récentes, prêt à être envoyé aux participants.
En intégrant ces quelques pratiques simples basées sur Google Docs, vous transformez la prise de notes et le suivi des actions en un processus collaboratif, centralisé et beaucoup plus efficace pour vos projets.